無駄な定例会議 意見を必ず求められるエンジニアの苦悩とは！？

今週も朝から会議。毎週議題が無いのに今日も1時間何について話すんだろう。この時間を自分の仕事に有効活用したいといつも思う。

しかし、この定例会議はただの会議ではない。面接並みに受け答えを気をつけないと仕事が増える会議だったのだ。

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定例会議の実態

開始時刻5分前には着席

時間を守るのは当たり前と思うかもしれない。でも他部門の人と仕事の話しをする時は多い。それが理由で会議の参加に遅れれば、参加者全員がその遅れた人の到着をひたすら待つ。

５分以上経っても来ない場合は参加者の1人がその人を探しに行く。見つけて会議室に連れて行きます。そしてその人は上司に目を付けられる。

事前報告ルール

会議のルールとして、遅れる際は事前に定例会議参加者の誰かに遅れる旨を通達しないといけない。遅れそうな時は予測をして参加者の誰かに遅れることを伝えておく。

会議より重要なものはない。他部門の人と話しをぶった切ってでも会議に参加する必要がある。

事前報告していれば、参加を見送ることも可能だが、参加を諦めないといけないほどの大きな理由が無いと難しい。 トラブル対応等で参加できない人はラッキーだ。

会議内容のメモを取る

定例会議では議事録をとる人以外はパソコンの持ち込みが禁止の為、メモ帳を持参する。 今日誰が休みとか、全社会議の日程はいつか等どんな内容でも会議内容の要点を記載する。後で聞かれて答えられないことを避ける為だ。

参加者の皆は慣れているのか、要点と思われるポイントをメモ帳に記載して、後は会議内容のメモを取っている風に装って自分の今日のスケジュールや、やることリスト等を作って時間を潰している。

この会議意味あるのかなと思いつつ、皆と同じように会議内容の重要ポイントを書いては自分の担当プロジェクトのやることリストをメモる。マルチタスクが身に付いた。

会議参加マナー

姿勢を正して喋っている人に耳を傾ける姿勢を維持する。あくびや眠そうな態度を取ってないか上司の目が光る。 椅子のリクライニングに寄りかかり姿勢を崩した日にはビジネスマナー本の朗読時間が約束されている。

意見を求められる

会議のマンネリ化を防ぐ目的か、時折運の悪い誰かが担当プロジェクトのプレゼンをするよう求められる。 そして参加者は必ず会議内容について意見を言わされる。内容の良かった点悪かった点、そして改善するべき点を簡潔に言う。

 ここが1番注意するポイント。「悪かった点を出来るだけ軽くするよう工夫して指摘する」ことである。

例えば、「プレゼンの後半の文章が分かりにくかった」ではなく、「文章の量を少なくすれば見栄えが良くなるのでは」等、プレゼンしている人が後で修正する負担を少しでも減らす為に思いやりの気持ちを忘れないで発言をする。

参加者一人一人のコメントはプレゼンの修正対象となるので、プレゼンした人の負担を増やさないようなコメントをするのが暗黙の了解だ。 しかし運が悪いと、上司が悪かった点のコメントを過大解釈し、色々と追加注文をする。

これ一回きりで他では使わないプレゼン資料に対する熱意は凄まじい。

トラップがある

この会議の恐ろしいところは他にもある。新しい仕事を増やされるトラップがあるからだ。

上からの通達で新しいプロジェクトが発足し、うちの部署が引き受けたと上司から事後報告がある。 皆が一斉に下を向き、意味無くメモを取り始めたり、出来るだけ目を合わせないような素振りを見せる。

そしたら、「先程のプレゼンで意見をしたXXさんは技術的な知識がありそうなのでXXさんに担当してもらいたい」と上司が一言。

いやーーー、こんな流れで担当者にされるのはとても嫌だ。

皆がXXさんを同情する目で見つつ、明日は我が身と心の中で思う。 いくら発言に気をつけていたとしても、自分が有している知識をもとに意見を言うことは仕方が無い。ただそれを理由に技術的な知識があるから大丈夫と解釈され担当者に任命されてしまうのはとても恐ろしいことだ。

会議では絶対に興味を見せたり、話の内容に関連する知識をお披露目してはいけない。間違えばその時から自分が担当者になる。

安全で目立たない議事録の人

会議では議事録担当の方が会議内容を忙しくタイプしている。会議終了後、内容を全メンバー宛にメールする。 常に忙しく手を動かしている所為か、質問や意見を求められる機会が少ない。

担当者が決まる度に皆から羨望の眼差しだ。 この人がとても羨ましい。きっとこのポジションを得るまで途方も無い苦労があったのだろう。

マンネリ化対策について

特に議題が無く慣例化していることに気づいたのか、参加者にマンネリ防止策を求めてくる。

 定例会議なんか止めて必要な時だけ関係者だけが集まればよいのでは、という意見は勿論黙殺される。会議時間を短縮するという意見は認められず、最終的に参加者が議題を用意して会議に参加して欲しいという展開に。

これ以上仕事を増やして何が目的なのか分からない。

最後に

上司にとってこの定例会議は全く無駄ではない。自分の意見を部下に発信し、部下の意見に耳を傾ける大切な場だ。

 しかし、議題が無いのに会議をすることに意味は無いと思う。さらに部下が議題を用意してくるのは本末転倒だ。

メールだけで済ませてくれれば皆幸せなのに。定例会議は今も続く。

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