上司の曖昧な指示はメールで履歴に残すことが重要だった。
上司が口頭で曖昧な指示を出し、部下がその指示をもとに成果を出す。 しかし、その結果は上司が思っていたイメージと違う出来上がり。
部下は忠実に指示に従って遂行した業務の結果なのに、上司の認識と違うという理由だけでやり直し。
当初言っていた意見と大分違うことに気付いて指摘しても、そんなことを言った証拠も無く、時間が無駄となるだけでなく悪い評価に繋がりかねない。
こんな経験無いだろうか？私はあります。
折角時間かけて作ったものが無駄になるのはとても悲しいです。 何がいけないのか？それは口だけ指示が全てであると信じきった自分に原因がありました。
情報は後から出てくる。
上司も人間なので、色んな人がいます。
- 1時間前と後で指示した内容が異なる人や、
- 実は分かってなくても「そうなんだよね」と分かっているフリをする人。
- 「できるでしょ？」の一言で具体性に欠ける指示を出す人や、
- 「任せます」と言って責任を放棄する人。
共通するポイントは皆、情報を後出しするところです。
忘れて後で気付いて出す人もいれば、わざと情報を共有しないで部下に気付かせようとする人もいます。 上司に確認した内容をあたかも自分のアイディアであるかのような態度をとる人もいました。 対応が面倒臭いですね。
結局その対応をする為に時間を取られるだけでなく、指示が曖昧の為結果を出すにも時間がかかってしまいます。 どうしたらいいんでしょ？
メールで履歴を残す重要性
上司からのメールや口頭の指示に対して、自分が何をするか明確にする為にメールを返信することが重要だと思います。
とても煩わしい作業ですが、あなたの指示をもとに私はこのような作業を行うが問題はありませんか？とメールで伝えます。 返事のメールが来なければ直接会って確認し、了承を得たらその内容を改めてメールしてから作業に取り掛かります。
つまり、いちいちメールで上司の指示内容を要約し自分の作業内容を伝える、という方法です。
あとで、あれは言ったこれは言ってないを防ぐ為に、全てメールで残しておきます。 そうすれば、途中で上司の指示に変更があって余計に時間がかかったとしても、履歴があるから自分のせいで作業が遅くなったわけではないという遅延理由がすぐに分かります。
特に、自分の言ったことをすぐ忘れるくせに、結果だけを見て部下のせいにしてくる人には、メールを証拠として見せればそれ以上の責任追及はできないでしょう。 全てをちゃんと把握して、自分の発言内容に責任を持ち、発言に伴う結果を正しく予測できる人が上司ならこんな労力は不要なのですが、そんな人は少数です。
また、お互いの認識に相違は無いか確認する為にもこの手段は良い選択だと思います。
面倒臭いやつだと思われる
上司からしてみれば、いちいちメールで確認してくる部下は面倒臭いと思う可能性があります。
全ての指示に確認メールを送るのではなく、時間がかかりそう作業や最初にデザインを決めておかないと一からやり直しになる作業等に絞って、メールで履歴を残したほうが良いです。
履歴を残さなくても良いパターンとそうでないケースがあると思うので、そこは上司の反応を見てから判断しましょう。
メールを書くメリット
履歴を残す為にメールを書くには時間がかかりますが、メールに書き起こすことでこれから何をやるべきか頭の中で整理ができて、よりクリアになります。
また、勝手に自分の判断だけで作業しているのではなく、上司の考えも踏まえて作業していることを伝えれはずです。
手間はかかりますが、自己防衛のために今でも続けています。 もし同じような苦い経験があるという人は、履歴を残してみたらいかがでしょうか。後できっと役に立ちます。