すぐ聞いてくる人質問してくる人に対応する３つのステップ
何故自分で調べないのか
検索したらすぐに答えが出てくるはずなのに、何故か自分で調べないですぐに聞いてくる人がいます。
勇気を出して実際本人に聞いてみると「いや、聞いたほうが早いから。」と答えてくれました。ま、確かにその通りなんですよね。
自分で調べれてある程度知識を得てから、調べても分からなかったところを聞くほうが聞く相手の時間を無駄にしないでいいかな～と思うんですが、明らかに事前に調べないで「分からないから教えて」と言ってくる。もちろん、わからないものはわからないので仕方が無いですが。
聞かれたら答えてみる
でも、聞かれたら出来るだけ答えたいと思います。すぐに答えがわからなくても調べて確認できた範囲で答えてみたり、答えに近いかなと思う回答をしてみたりします。
ただ、自分の業務が忙しい時に、「わからない。そこをまず調べないといけないのでは」と言うと、不満顔になります。 いつも答えてくれるのに何で今日は答えてくれないんだ、と思って不満になるのかな。
毎回答えているに今回はちゃんと答えない私にも落ち度はあると思います。
まー、相手にどう思われるか気にしない性格なら、これ以上対応の必要はありません。ここで話しは終わりです。
しかし、気にせずにはいられない、この不満に対してなんとかしなきゃと思うと、結局答える為に調べてしまう。 相手が自分のことをどう思っているのか気にしているから、つい行動してしまう。
もちろん繰り返し調べることで色々知識が身につくことは歓迎ですが、忙しい時は極力断りたい。どうしよ？
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3つのステップ
そんな時に実践したのが以下の方法。
なんだ、結局調べてあげたのかよ、と思ったかもしれません。
上の会話でのポイントを以下の3つにまとめました。
- １．まずは質問を引き受けます。
- ２．すぐに答えが出てくると思う範囲を決めて検索します。
- ３．確認できた内容をまとめて終了です。それ以上調べません。
まず質問を受けることで、相手も自分の為に動いてくれるという姿勢をアピールできます。その事実も残ります。
２．すぐに答えが出てくると思う範囲を決めて検索します。調べるのは仕方が無いですが、調べる時間を少なくすれば、自分の作業により多く時間を割けます。 短時間でより早く結果が出せるように工夫できれば、次に質問が来ても早く対応できますよね。
まずは自分の解釈でどの程度の回答で相手が満足できるか考えてみる必要があります。
３．確認できた内容をまとめて終了です。それ以上調べません。調べものはいくらでも時間をかけることができます。広範囲に調べて色々と情報を詰めても、用意した情報を相手に説明しないといけません。親切心で用意した情報もそもそもいらない可能性があります。効率がよくないです。（そもそも自分の案件じゃないですし。。。）
回答を短くして、まずは相手がその内容で満足できるか確認する機会を設けることが重要です。それで相手が納得してくれたらラッキーです。
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相手が食い下がる場合
毎回話がスムーズに行くわけでもなく、場合によっては「急いでいるから今調べてよ」、「いつまでに結果が分かる」とか言ってくる人もいます。
そういうケースでは「調べないと分からないので、今お答えできません」としっかり言いましょう。正直分からないし。 はっきり言わないと相手につけいる隙を与えてしまいます。
しつこく言えば動いてくれるんだったら次からもそうしようと思われたらやっかいです。できるだけはっきり言って、自分はそんなに簡単に引き受ける人じゃないぞ、と強調するべきです。
適当は伝わる
もちろん、適当な回答をしていると自分の評価が下がり、もう聞いてこなくなると思います。 それではまずいので、できるだけ相手が欲しいと思う情報を用意したほうが良いです。
相手も馬鹿じゃないので適当にあしらわれているのかどうかくらいわかります。 ですので、「私はあなたのことを考えてこういう答えを用意したんです」という姿勢でいれば、自然とそれが態度に出ると思います。
自分の仕事は？
でもそんなことしてたら本来やるべき仕事の時間が無くなってしまう
その通りです。ですので、もし自分に関係ない案件にどんどん引き込まれそうになったらはっきりと「自分の業務に支障があるので限られた時間の範囲でできるだけ協力させてください」等々、参加はするが協力する範囲は自分で決めるという姿勢を見せれば、相手もある程度は納得してくれるはずです。理解して欲しいですよね。
結局は作業量が増えていくのには変わりありません。でも、相手のことを気にかけてお仕事をすることを前提とする場合は仕方が無いですよね。
まとめ
断るのではなくまず受け入れてから自分の出来る範囲の結果を見せてあげることが大事だと思います。
「できない」って言うとすぐに反発して、何とか自分の思うとおりに相手を動かそうという心理が働いてしまうので、それは避けたいです。なので、まずはオッケーと言って引き受けてみましょう。そしたら相手も自分の質問に答えてくれるかもしれません。
私もいつも言うように心がけてます。もちろん条件付で！
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プロフィール
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