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送受信した社内メールが見当たらない。それ消されてるかもしれない

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送受信したメールが見つからない。絶対受信したことは分かっている。 検索しても発見できない。メールが届いた日時で受信ボックスのメールを並び替えても、そのメールだけ抜けている。

メールの自動振り分けもしてないし、迷惑フォルダやゴミ箱にも入っていない。これはもしかして、メールがサーバ上で削除されたかもしれません。

本当に自動的にメールが削除されたのか確認してみました。

 

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メール削除の理由

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大したことない内容のメールが削除された場合、サーバ上の自動検知のルールに引っかかって勝手に削除された可能性があります。

しかし、誰かに都合が悪いものや、どなたかに削除依頼されたもの、セキュリティポリシーに関わるものは、メールサーバー管理者によって該当のメールが削除される場合があります。

管理者は送受信日時や差出人、宛先等が分かっていれば、簡単に削除が出来ます。 さらに、メールアーカイブのソリューション等を導入していれば、管理者はメールの本文のテキストを対象に検索することも可能です。

うーん、誰かに依頼されてメールが削除されてしまったのかな。

消えたメールは私に宛てたメールではなく、別の方に宛てたメールで、私がCCに入っていました。 情報として保存しておきたかったのですが、気付いたら私のメールボックスから消えてました。

 

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既読のメールでも消される

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当初、未読のメールだけしか削除されないと思ってたのですが、既読のメールも削除されました。

社内のメールボックスであれば未読・既読関係なく削除できるんですね。 既読メールだから削除されないと安心はできなくなりました。

 

削除の基準

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送受信したメールが見当たらない場面は何度か経験しました。

会社によってどのような内容のメールが削除対象なのか色々あると思いますが、それぞれ削除するメールのタイプやパターンがあるはずです。

本当に削除しているのか確認する為に、あーこういう内容は削除の対象になるのでは、というメールを開いたままメールソフトを閉じてみました。

翌日そのメールソフトを起動してみたら、昨日開いたままのメールが表示されましたが、受信ボックスにそのメールが見当たらないという不思議な現象が起きました。

受信ボックスにある別のメールを選択した瞬間、昨日のメールは消えました。

メールが勝手に削除されたことを確信した瞬間です。

と同時に、こういう内容のメールは会社にとって好ましくないということがよーく分かりました。

そうなんですね。そういうことなんですね、こんな内容でも後で見返されると困るんですね、と勝手に納得してしまいました。

 

メールはすぐに保存

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消されたくないメールはすぐにPCに保存するしかありません。

会社のセキュリティポリシー上、パソコンに保存してはいけないルールがある場合は仕方がありませんが、そうでなければメールは保存しましょう。

あと気をつけたいのが、自分への返信や転送。管理者はサーバ上のメールを確認できるので、削除したはずのメールをユーザーが返信・転送したことに気付く確立は高いので、保存するならメールサーバ上ではなく、ローカルPCの方が安全だと思います。

ただし、メールの保存は自己責任です。管理をちゃんとしないと後で大変なので、そこは気をつけないといけません。 怖い怖い。

 

最後に

会社の都合によってメールを削除されると、情報として残したいものも消されてしまいます。

申請すれば削除されたメールを取り戻すこともできるはずですが、承認プロセスが色々と面倒臭いし、そこで目を付けられても困ります。

常にメールボックスに張り付いてメールを保存し続けるわけにもいかないし、気付いた時に保存するように心掛けるしかないようです。

 

因みに、マクロを書いてヘッダや本文をエクセルにエキスポートしたり、メールをフォルダに自動的に保存する方法もありますが、ローカルに保存した大量のメールの管理が大変なので、今のところマクロは使ってません。

どういう系統のメールが削除されるのか把握しているし、そんなに頻繁に削除されないので、現在は気付いたら保存するようにしてます。

 

もし、見当たらないメールがあったら、削除されていないか確認をしてみましょう。意外とパターンがあるかもしれません。

 

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